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オフィス移転工事の概要

ご要望 ・オフィス内には40~50人の従業員が働くため間仕切り(机の配置など動線計画)
・待合室を2室ほしい。一つは天井まで完全に間仕切る
・エントランスでは社名の看板を設置したい
工事かかった期間 約14日

オフィス移転工事計画の流れ

3ヶ月後にオフィスの移転工事をしなければいけないので相談にのってほしい。

新宿に本社を持つある企業さんで関西を担当している責任者の方から連絡がありました。

大きい会社であるため専属でリフォーム会社がいるだろうと思い、相談ならいいですよと返事を返しました。

一度お会いして話したいとのことなので会う約束をしました。

約束の日になり、話を聞きに行くと要望に対しプランを考えて欲しいと言われびっくり。

「工事をする会社とかは決まっているのですか?」と聞くと何も決まっていない状態という返事にまたびっくり。

3ヶ月後のオフィスの移転に向けてプランを考えるため現地の図面などが必要になってきます。現状の図面を見せてほしいとお願いすると、契約の関係から移転先のオフィスの図面や現地調査は来月まで待たないといけないと管理会社から言われている。

つまり、計画から工事完了までの期間が2ヶ月しかないということになります。それに事務所スタッフの机や電話・PCなど準備期間を短く見積もって10日と考えると、1ヶ月と20日程度でプランニング~工事までを完成させないといけないことになる。
リノベーション・リフォーム見積お役立ち隊のメリットは、自分のペースで納得しながら進めていただくことにあります。

逆のデメリットは、時間がかかることです。

当サイトでは、ご自宅もしくは事務所(店舗など)を直に現地調査をする前に、現状の図面をいただき、その図面をもとにプランニングを進めていきます。

プランができれば、クライアント様の住所や名前を伏せた状態で工務店や建設会社など施工会社に概算見積や、プランに対しての提案をしていただきます。
次にクライアント様が概算見積や提案に対し施工会社に質問したいことがあれば当サイトを通してやり取りをしその結果、現地調査をお願いしたい施工会社を決め具体的に工事できるプランへと固め費用も具体的にしていく流れとなっています。

金額だけでなく施工会社の信頼性や相性などトータル的に判断していただき、工事をお願いしたいと思ったら契約へと進める流れとなっておりクライアント様が自分のペースで納得しながら進めていただくというメリットの反面、プランニングから契約まで長くかかってしまうのが、当サイトのデメリットであります。

通常の流れでいくと3ヶ月後の工事完成まで間に合いそうにないため、移転を予定している事務所内部の現地調査に私が行ってもいいかと相談しました。

すると「いいですよ」という返事が返ってきたので現地調査を行うことに決まりました。

相手は信頼ある企業さんですし打ち合わせした感触から工事金額を払わないとか悪質なお客さんではないだろうと思っていましたが、初めてやり取りする企業様ですし、いきなりポンと仕事をお願いされたような形で進んでいるのでこの時点でもまだ、事務所移転工事を当サイトが受け持つことになるとは思っていませんでした。

当サイトの実力や信頼関係の構築については、契約までのやり取りの中で見てもらうことにし、工事計画をどのように進めていくかという気持ちに切り替え集中して取り組んでいこうと決めました。

現地調査する前にできることを済ませておこうと思い要望などを聞くことにしました。
が、要望といっても具体的にどのようなオフィスにしたいというのは、だいたいは決まっていましたが、エントランスのファサードはこのようにしたいと一枚の画像を見せていただきました。

多くの方々と共通しているのが要望があるようでない。
そこを掘り下げクライアント様が求める要望以上のものを提供するのが設計する側の力量であり腕の見せどころではありますが、現状の図面がなく現地調査ができない状態なので、とりあえず現地調査ができるまで日と時間をおさえておきました。

事務所移転工事の現地調査

現地調査ができる日になると約束通り事務所に行き、寸法取りや分電盤の状況・管理会社との打ち合わせ・クライアント様が思っている間取りについて現地で2時間ほどかけ話し合い、すぐに図面を作成できるところまでイメージを固めていきました。

オフィスやイン・ショップの移転(開業)の場合、管理会社との打ち合わせが重要

マンション・オフィスビルや百貨店(ショッピングモール)などには、その建物を管理する会社が必ずあり、事務所やお店を移転したり開業したりする場合、管理会社と話をする必要があります。

管理会社との打ち合わせは一般的に設計事務所やリフォーム業者などが行います。

管理会社とどのような事を話すのか?

  • 現状の図面をもらう
  • 作業時間・休日
  • 運搬用のエレベーターや作業者用通路(養生)
  • 分電盤
  • 間取りと間仕切り壁の高さ

打ち合わせする内容は、上記の4つ。
◆現状の図面をもらう

現状の図面で確認が必要なのは、照明器具やスプリンクラー・非常用照明などの設備機器がどの位置に設置されているかを見る事。

◆作業時間・休日
午前9時~午後5時までというように作業できる時間が限られています。(内装材の搬入は時間が指定されることが多い)
(ショッピングモールなどの場合は、閉店後の工事となるため夜間工事となることが多い。)

週末は工事できないというのが基本で、間にお盆やお正月をはさんでいる場合は、その期間は工事できないため工期がその分伸びることになります。

◆運搬用のエレベーターや作業者用通路(養生)

オフィスビルやショッピングモールなどでは作業車用の通路や運搬用のエレベーターを設けられていることがあります。

◆分電盤
分電盤の容量を確かめ、使用されていない回路があれば活かすかクライアント様と確認し、もし活かすのであれば分電盤から工事区画まで配線を引き込んでもらうよう申請が必要になります。

(分電盤から工事区画までの配線の引き込みは、内装工事の費用に加算されることになります。)

◆間取りと間仕切り壁の高さ
間取りに関しては、それほど厳しくチェックされることはありませんが、間仕切り壁の高さは厳しくチェックされます。
消防法上、間仕切り壁の高さは天井から50cm下げを天端としなければいけません。
(60cmと指示されることもある)
天井まで間仕切る場合にはスプリンクラーの移設又は増設が必要になり、内装工事の費用に加算されることになります。
また煙感知器・自火報機器取り付けも必要になってきます。

現地調査後の図面作成と管理会社への報告

現地調査を済ませた後、クライアント様と話し合った内容をもとに図面を作成していきました。使用する机などが大方決まっていたので間取りを考える際、助かりました。
スピード勝負となるため、その日のうちに平面図だけですが完成させ、次の日にクライアント様に確認していただきました。

細かい調整などを行い平面図を完成させ、次に展開図を作成し間仕切り壁の高さを明確にさせていきました。

間仕切り壁は基本的に天井から60cm下げとしていますが、打ち合わせ室は、天井まで区切りたいということなのでそのように図面に落とし込みました。

(天井まで区画することでスプリンクラー設備などの移設もしくは増設を義務付けられ、それにともなって工事費用が加算されることは伝えています。)

分電盤では2つの回路が使用されておらず、活かす方向で決まりました。

(分電盤から工事区画までの配線の引き込み費用が加算されることは伝えています。)

図面を仕上げた後は管理会社に確認してもらうため図面と工事内容を文章にした書類を送付。
4日後に間取りとしては問題はないと返答がきました。天井まで間仕切る部屋にはスプリンクラーの増設か移設が必要であるため設備会社に確認してもらいその返事待ち。
(この返事の中には、スプリンクラーの増設(移設)が必要であるかに加えて工事にかかる見積書も含まれています)

スプリンクラーの移設又は増設や分電盤からの配線の引き込み工事は、オフィスビルがかかえている設備会社が行うことになっており、当該内装工事でさわることはできません。
また、工事の順番はスプリンクラーの移設(増設)や配線の引き込み工事が終わってから、当該内装工事の着工という順番になります。

施工会社の選定

作成した平面図と展開図+平面詳細と断面詳細・部分詳細などを加えて施工会社に送るための図面を完成させていきます。

完成させた後すぐにいくつかの施工会社に図面を送付し見積書や図面に対する提案を求めました。

7社に図面を送付し1週間程度で全てそろいました、その中で図面を正確に把握しているのは2社だけ。私が設計した中で形が複雑に入り組んでいるところがあり平面詳細図や断面詳細図を加えてもちょっと見ただけでは把握することはできず、じっくりと平面図や展開図・詳細図など組み合わせて見ないと形をしっかりと把握することはできません。
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詳細図といってもやはり2次元ですので、分かりやすく伝える図面として加えても限界があります。パース(立体図)を加えれば形をすぐに把握することはできるのでしょうが、あえてパースはつけませんでした。
見積金額は、7社ともそれほど開きがないため、私は図面を正確に把握した2社をクライアント様に推薦。

2社の施工会社に現地調査を依頼

ビルの管理会社立ち会いのもと施工会社と私とクライアント様の3者で現地調査。

(現調にクラアイアント様が立ち会う必要はないのですが、この時はまだ鍵の管理をクライアント様がしているので時間を割いて来てもらいました。2社の現調の時間はズラしているため2回とも立ち会ってもらいました。)

施工会社は図面と現地とを見比べて寸法を測ったり現状の壁の素材や下地のある場所・支え柱となる部分の位置を確かめ、2時間ほどで終了。

もう一社も同じように現調を済ませました。

双方とも、図面通りに工事することができるという結論になり、見積金額も変更なしということに決まりました。

(一般的に現調前の図面は、アバウトであるため見積金額は高めになりますが、当該内装工事については、寸法や壁の素材・仕上げの材料など詳しく図面に落とし込んでいたので現調前の図面であってもしっかりとした見積金額を算出できる結果となりました)

現地調査を行った2社とも会社の信頼性や工事の経験は◎。

どちらを選んでも良いと私は思っていました。

結果的に、収納棚の納め方や飛び出した化粧壁の取り付け方法、間接証明の見直しなど的確な提案を頂いた会社に決まりました。家具なども制作している会社ということもあり、細かい部分の納め方には色々と話を聞き勉強になりました。

もう一社のほうも見積の拾い出しが細かく正確。細かく拾い出した場合、値段が高くなることが多いのですが、見積金額を比べてあまり変わらないところはやはり経験だなと感心させられました。
毎度のことですが断りの一報は、すごく緊張します。

設備会社からの返答と見積書

管理会社経由で設備会社から書類と見積書が届けられました。

そこに、スプリンクラーの移設が必要になることが記載されスプリンクラーの移設と盤からの引き込み工事の他にも自火報機器の取り付け・誘導灯非常用照明の設置などの見積書をみると工事自体は少ないのに金額は高い。

設備工事の費用を7万下げでOKの返事を出しました。

下の図面はSP(スプリンクラー)の検証図です。
薄く円が描かれているのがスプリンクラーが作動した時に水が吹き出る範囲を指しています。この円が重なっていればOK。外れてしまうと移設か増設が必要になります。
ちょっと分かりにくいのですが、○印に赤の矢印で移設と書かれているのは、ほんの少しだけ散水障害となる部分があるからです。大目にみてほしいところですが法律上、それはできないのですね。
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工事の準備と着工

取り合い部の納め方などについて施工会社と細かく打ち合わせし、下地やボードなど工事に必要な資材を発注。

仕上げの色や素材などの現物見本をクライアント様に見てもらい決めていきます。決まれば、発注し着工に向けて準備を進めていきます。

問題は設備工事です。スプリンクラーや自火報機器取り付けなどの工事が済まないと内装工事は着工することはできません。
この設備工事は内装工事を行う工務店さん経由ではなく、管理会社経由であるため設備会社に直接ものを言うことができません。管理会社を通して伝えてもらうことになります。

引渡し日が決まっており、着工前でダラダラしたくはない。ただ、工事が始まるという知らせが来ないため、私やクライアント様から管理会社に設備工事を早く済ませるよう催促の電話を入れていました。

管理会社から設備工事が行われるという連絡が来たのは、引渡しから逆算して1ヶ月を切った頃です。工事には4日かかるというので、それまで必ず完成させるよう伝え、着工は設備工事が終わった翌日からとしました。

施工会社から工程表(着工~竣工までの工事の流れが記載された表)が届き、オープンから1週間前に引き渡すことができることを知りホットしました。

着工⇒引渡し

着工すると工事が進むのは早い。住宅のリフォームやリノベーション工事と違い解体工事がないというのが大きい。

着工から3日後に現場を見てきたのですが材料の搬入はもちろんのこと、LGS(軽鉄)での骨組みがほとんど終わっていました。工事は2週間程度で終了

複雑に入り組んだエントランスの壁面も上手く収められており、サインの大きさやデザイン共にクライアント様に気に入ってもらえて良かったです。

引渡しまでに工事が間に合うか心配になる時もありましたが無事、終了しほっとしました。施工会社さんには時間的に厳しかったので、かなり無理を聞いてもらった上に上手に工事を進めていただき本当に感謝しています。

オフィス移転工事後の写真

※オフィスの写真は企業様のご意見を尊重しエントランスのみとさせていただきます。

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